【記入例】在留資格変更許可申請書の書き方は？就労ビザごとの必要書類も紹介

「在留資格変更許可申請書」とは、外国人の活動内容が変わる際に提出すべき書類のことです。書き方や準備についてお悩みの方もいるかもしれませんが、必要書類や記入内容は申請する在留資格によって異なります。

原則として外国人本人が手続きを行うものの企業が用意する書類も多く、準備に戸惑う採用担当者の方も少なくありません。身近な例として、新卒採用した留学生が在留資格「留学」から「技術・人文知識・国際業務」に変更するケースが考えられるでしょう。

この記事では、外国人と雇用主それぞれの必要書類や記入例を変更先の在留資格ごとに解説します。申請の注意点や費用、審査期間などもまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

在留資格変更許可申請書とは

「在留資格変更許可申請書」とは、外国人が在留資格を変更する際に地方出入国在留管理官署に提出する書類のことです。

多くの在留資格は、日本での活動内容に制限が設けられています。そのため、外国人は保有している在留資格で定められた範囲以上の活動を行うことはできません。新しい活動を行いたい場合は、在留資格変更許可申請書の提出・許可ののち、新しい在留カードが発行されてから初めて可能になります。

在留資格変更許可申請書には、外国人本人が作成する申請人等作成用ページと、企業が作成する所属機関等作成用のページがあります。企業は外国人本人が作成する箇所の書き方も把握して、不備が生じないようフォローしましょう。

ここでは、申請を行う具体的なタイミングや書類の入手・提出方法、提出者について解説します。

申請を行うタイミング

前述したとおり、在留資格変更許可申請書を提出するのは、現在の在留資格で定められた範囲外の活動を行う場合です。具体的には「留学生が日本国内の企業に就職する」「転職で前職と異なる業務に携わる」といったタイミングが挙げられます。

また、日本人と結婚した際は、就労ビザから「日本人の配偶者等」へ変更しなければなりません。在留資格の変更は、外国人の活動や身分の変化に応じて必ず行うべき重要な手続きです。

なお、提出する在留資格変更許可申請書は、変更後の在留資格によって異なります。詳しくは「在留資格を「技術・人文知識・国際業務」に変更する場合」で後述するので、ぜひお役立てください。

申請書の入手方法

在留資格変更許可申請書の様式は、地方出入国在留管理官署の窓口または出入国在留管理庁のWebサイトで入手できます。ダウンロード版にはPDFファイルExcelファイルが用意されているため、印刷して使用するほかPCで直接記入することも可能です。

また、オンラインシステムによる電子申請も受け付けており、自宅やオフィスからいつでも手続きを行えます。なお、オンライン申請で利用可能な申請種別・在留資格が定められているため、事前に確認しておくことが重要です。

申請書の提出方法と提出者

在留資格変更許可申請書は、住居地を管轄する地方出入国在留管理官署の窓口を直接訪問し提出します。もしくは、前述したオンラインシステムでも提出可能です。

原則として申請手続きは外国人本人が行うものの、申請提出者は以下の範囲で認められています。

1.申請人本人（日本での滞在を希望している外国人本人）
2.代理人、申請人本人の法定代理人
3.取次者

代理人や取次者は、申請人本人から依頼を受けたうえで、地方出入国在留管理局長へ届出済みまたは承認を得た人物です。場合によっては雇用主である企業の職員が、外国人から代理申請を依頼されることもあるでしょう。

関連記事：「外国人を雇用するには？入社前・入社後の手続きと必要書類」

参照元：
出入国在留管理庁「在留資格変更許可申請」
出入国在留管理庁「在留申請のオンライン手続」
出入国在留管理庁「在留申請オンラインシステム及び電子届出システム」

在留資格を「技術・人文知識・国際業務」に変更する場合

在留資格を「技術・人文知識・国際業務（通称『技人国』）」に変更するケースは、「留学生を新卒で雇用する」「特定技能外国人をより高度な業務内容で採用し直す」といった場面が考えられます。

在留資格変更許可申請の内容については以下のとおりです。

在留資格変更許可申請に必要な書類

「技人国」の在留資格変更許可申請の際に用意する書類は、企業の規模によって決まる「カテゴリー」によって異なります。カテゴリーの大まかな区分は以下のとおりです。

カテゴリー1：上場企業や公共団体など
カテゴリー2：上場しておらず前年の合計源泉徴収税額が1,000万円以上の企業
カテゴリー3：上場しておらず前年の合計源泉徴収税額が1,000万円未満の企業
カテゴリー4：上記以外の企業（起業1年未満のスタートアップなど）

カテゴリーは、いわば企業の安定や信頼の目安になります。カテゴリー1に属する企業は安心して外国人を雇用できるとみなされ、提出書類が少なくて済むのが特徴です。

申請者（外国人本人）が用意する書類

外国人本人が用意する書類は、以下のとおりです。

在留資格変更許可申請書
証明写真
パスポートおよび在留カード（提示）
国内外の大学を卒業している者は、大学の卒業証明書
専門学校を卒業して専門士または高度専門士の称号を付与された者は、専門士または高度専門士の称号を付与されたことを証明する文書
外国人の活動の内容を記載した雇用契約書、もしくは労働条件通知書など
外国人の職歴や経歴を証明する文書（適宜）

まだ学校を卒業していない留学生は「卒業見込み証明書」の提出が求められます。この場合、在留資格の変更申請時に「卒業証書（写し）」または「卒業証明書（原本）」の提出が必要です。

雇用主が用意する書類

企業が提出する書類は属するカテゴリーごとに異なります。

【共通】所属するカテゴリーを証明する書類（四季報の写し、前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写しなど）
【カテゴリー3、4のみ】登記事項証明書（3ヶ月以内発行）
【カテゴリー3、4のみ】勤務先の役員や組織、沿革、事業内容などを記した資料（会社案内等）
【カテゴリー3、4のみ】直近年度の決算文書の写し（新設会社であれば今後1～3年間の事業計画書）
【カテゴリー4】前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする書類（状況によって異なりますが、新設会社の場合は税務署に提出した法人設立届など）

カテゴリーの詳細や各カテゴリーを証明する書類の例は、出入国在留管理庁のWebサイトでご確認ください。

在留資格変更許可申請書の書き方

「技術・人文知識・国際業務」に変更する際は、在留資格変更許可申請書の「申請人等作成用1・2」と「所属機関等作成用1・2」のページに必要事項を記入して提出します。

それぞれの書き方は以下のとおりです。

申請人等作成用1

申請人等作成用1には、国籍・地域や生年月日、在留カード番号などを書く欄があります。下記のポイントや気を付ける点を参考にして、1〜16までのすべての欄を埋めましょう。

3欄【氏名】：在留カードどおりに記載する
9欄【住居地】：在留カードに記載された住居地を記載する
14欄【変更の理由】：「△△会社で勤務するため」といったように具体的に書く
16欄【在日親族（父・母・配偶者・子・兄弟姉妹・祖父母・叔(伯)父・叔(伯)母など）及び同居者】：在日親族や同僚・友人などの同居者がいない場合は「無」に、在日親族や同居者がいる場合は「有」に丸をして氏名・生年月日などを記入する

9欄の住居地は、在留資格変更許可申請を行うときに住んでいる最新の住所を記載する必要があります。引っ越しをした場合は、転居先の自治体の窓口で在留カードの裏に最新の住所を書いてもらってから申請を行いましょう。

申請人等作成用2

申請人等作成用2には、勤務先や学歴を書く欄があります。ポイントや気を付ける点は以下のとおりです。

18欄【最終学歴（1）】：「本邦」または「外国」のどちらかにチェックをする
18欄【最終学歴（4）卒業年月日】：まだ卒業していない場合は卒業見込み年月日を記載する
19欄【専攻・専門分野】：該当する選択肢がない場合は「その他」にチェックを入れて専攻・専門分野を記入する
20欄【情報処理技術者資格又は試験合格の有無】：情報処理業務従事者の職種を選んだ場合は「有」に丸をして、資格名または試験名を記載する
21欄【職歴】：勤務先の名称や入社年月、退社年月を正しく記載する
28欄【代理人】：法定代理人による申請の場合は、代理人の氏名や住所などを記入する

記載内容が不正確だと指摘を受ける恐れがあります。外国人本人に任せきりにせず、提出前に履歴書と照らし合わせて正しいかどうかをチェックしましょう。

所属機関等作成用1

所属機関が作成する書類である所属機関等作成用1には、雇用主となる企業の業種や所在地、資本金などを記入します。ポイントや気を付ける点は以下のとおりです。

3欄【所属機関等勤務先（4）雇用保険適用事業所番号】：適用事業所台帳（雇用保険適用事業所設置届事業主控）や雇用保険被保険者資格取得届等確認通知書（事業主通知用）を確認して記載する
3欄【所属機関等勤務先（5）業種】：主たる業種を「業種一覧」（在留資格変更許可申請書の6枚目）から1つのみ選んで番号を記入する
9欄【職種】：別紙「職種一覧」（在留資格変更許可申請書の7枚目）から選んで番号を記載する
10欄【活動内容詳細】：入社後に従事する活動内容を記載する

職種は第9欄の下に記載されている（注意）をよく読んでから記入しましょう。

所属機関等作成用2

人材派遣や所属機関等作成用1で記載した企業と異なる場所で働く場合は、所属機関等作成用2に派遣先や実際の勤務地の詳細を書く必要があります。

最後に、二重線の上に企業の名称と代表者氏名、申請書作成の年月日を記入しましょう。

在留資格変更許可申請をする際の注意点

「技術・人文知識・国際業務」を取得するためには、学歴や職歴に関する要件を満たす必要があるので、外国人の経歴が合致するかをしっかり確認してください。

基本的には、従事する業務と関連する学歴が必要です。大学か専門学校を卒業しており（専門学校の場合は日本国内の学校に限る）、なおかつ専攻と業務の関連性を証明できなければなりません。

学歴が不足している場合には、一定年数以上の実務経験で要件を満たすことも可能です。業務によって3年以上または10年以上の実務経験が求められます。

参照元：
出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』」
出入国在留管理庁「本邦の大学等を卒業した留学生が就職活動を行う場合」
出入国在留管理庁「『技術・人文知識・国際業務』の在留資格の明確化等について」